会社に合ったものじゃないと意味がない

企業ソフト

導入の目的

レディ

棚卸しの事を考える

業務一つひとつに伝票と資料が発生しますし、製品開発の資料やスケジュール表、指示書等その量は未知数です。これだけの文書を管理する上で何らかのトラブルは必ず出てくるはずです。管理の甘さが情報漏洩のきっかけになるので最初のステップは文書の管理における優先順位を決めることから始めましょう。そのためにはどの機能が必要なのか様々なトラブルを想定して決めていかなければなりません。

業務活性化を求める場合

何がどこにあるのか、それが分からないと探すのに手間取ってしまい業務に費やしたい時間をつぶすことになります。検索機能で今すぐほしいドキュメントをヒットさせられますが、検索に特化したシステムにすると時間がかかるといった問題点を解決できます。

チーム同士の管理

大事なプロジェクトを抱えている以上、情報共有は業務を円滑に行なうために必要です。ドキュメントのバージョンアップができる機能付きだとプロジェクトの進捗状況や紐づけをして管理できます。導入をする時はこれらの機能がついているか、確認しましょう。

スマホに対応しているか

オフィスを離れることが多くなると、社員への指示や情報入力の仕方、伝え方もだいぶ変わってきます。商品リストに至っては、紙ではなくタブレットやスマホを使って対応する企業が増えたので出先でも文書管理システムが開ける状態にしておくのが普通です。導入前にモバイルで文書を引き出し相手に指示できるツールがあるかチェックしましょう。

導入してよかったこと

整理整頓が簡単にできる

文書管理システムで重要な書類を電子化し、原本を倉庫で保管することで情報が消失するのを防ぐことに成功します。こういったリスクが回避できたことで業務の効率も上がる一方でしょう。

情報をリアルタイムで知れる

コスト削減の意識は会社全体が持っておくべきなのが会社のルールでもあるため、文書管理システムの導入によってその意識を高めることが可能です。原価が知りたい場合にもシステムが活躍するでしょう。

供与明細の電子化ができる

紙での出力を大幅に下げることでコスト削減が実現し、会社をうまくまわしています。その背景には文書管理システムを使った給与明細の電子化が深く関係しています。海外赴任中の従業員への配布も簡単にできるためタイムロスをなくすことに成功します。

事務処理がこれ一本で済む

各種処理が必要な業界では文書管理ソフトがないとやっていけません。面倒な処理をシステムで管理しようという動きが見え、導入した結果事務処理が簡単にでき、従業員同士の情報共有が簡単にできたと効率化に成功しています。

人件費削減に成功

元々人がやっていた文書管理も、システム一つに任せることで楽に行なうことができます。そのおかげで事務員の数を減らすことに成功し、一人にかかる管理の負担を確実に減らせます。